“Number For Each Invoice” di Preferences

Decimal Places

Disini kita bisa menentukan berapa digit dibelakang koma yang kita inginkan untuk PPn 10% atas setiap invoice yang kita keluarkan. Misal kita mau PPn hanya 2 digit dibelakang koma saja, isi field ini dengan angka 2, maka hasil pembulatannya seperti contoh di bawah ini :

PPn 10%= 379.988,5558, maka hasilnya 379.988,56

PPn 10%= 379.988,5548, maka hasilnya 379.988,55

Rounded (Lower)

Pembulatan kebawah, yang jika kita isi dengan 100, dan hasil 10% PPn adalah 299.988,888 maka PPn akan dibulatkan menjadi 299.900. Atau jika field ini kita isi dengan angka 1, maka PPn akan dibulatkan kebawah menjadi 299.988.

Rounded (Upper)

Seperti contoh diatas, jika field ini diisi dengan 100 dan hasil 10% PPn adalah 299.988,888 maka PPn akan dibulatkan menjadi 300.000. Atau jika field ini kita isi dengan angka 1, maka PPn akan dibulatkan keatas menjadi 299.989.

Memastikan SO muncul di WO

Untuk memastikan SO muncul di WO waktu kita “Select SO”:

• Pastikan Item di SO tersebut adalah item dengan Type Finished Good(Barang Jadi) atau WIP Material(Barang Setengah Jadi).
• Pastikan Item-Item yang menjadi Material Detail untuk pembuatan Item yang di SO tsb sudah ada Item Standard Cost-nya. Silakan di cek dan disetting item standard cost nya dari Activities | Manufacture | Item Standard Cost.
• Jika WO “Special Order”, item di SO pastikan tidak memiliki BOM(Bill of Material).
• Jika WO bukan “Special Order”, pastikan item di SO sudah dibuatkan BOM.
• SO belum pernah dipilih di WO sebelumnya. Bisa di cek di Report | Manufacture | Cost of Work Order per Sales Order.
• SO belum menjadi DO(Delivery Order) atau SI(Sales Invoice). Bisa di cek dari Report | Sales | Sales Order History.

Meretur Faktur yang dibuat sebelum menggunakan ACCURATE

Berikut langkah untuk membuat transaksi Retur atas Faktur/Invoice yang dibuat sebelum menggunakan ACCURATE :

1. Pastikan dari Setup | Preferences | Sales/Purchase, centang option “All Sales Invoices” dan “Can Enter Any Item” untuk bagian Sales dan Purchase Return.
2. Retur Pembelian lakukan dari Activities | Purchase | Purchase Return, pilih Vendor yang dimaksud, Invoice No. pilih NONE/Nihil, lalu pilih item yang diretur dari kolom Item no. Qty dan Unitprice sesuai yang diretur, setelah itu Save&Close.
3. Retur Penjualan lakukan dari Activities | Sales | Sales Return, pilih Customer yang dimaksud, Invoice No. pilih NONE/Nihil, lalu pilih item yang diretur dari kolom Item no. Qty dan Unitprice sesuai yang diretur, setelah itu Save&Close. Disini nilai cost Persediaan dari barang yang dikembalikan mengambil informasi dari HPP transaksi penjualan terakhir/terdekat item yang diretur.

Untuk Retur Penjualan, jika selama pencatatan dilakukan di ACCURATE belum pernah ada penjualan lagi atas Item yang diretur tersebut , maka pencatatan transaksi retur dilakukan dengan cara sbb :

1. Dari List – Items , edit item No. 0 Opening Balance, di halaman GLAccount pastikan setting Sales Return Account ke Sales Return Account.
2. Buat Sales Return dari Activities | Sales | Sales Return, pilih Customer yang dimaksud, Invoice No. pilih None/Nihil, lalu Item No isi 0 lalu Enter, di bagian Item Description akan muncul keterangan Opening Balance, isi unitPrice sebesar yang akan diretur. Lalu Save&Close. Sebelum menggunakan item no. 0 yaitu item Opening Balance, pastikan dari List Items, item Opening Balance ini setting Sales Return Account-nya ke account Retur Penjualan.
3. Buat Inventory Adjustment dari Activities | Inventory | Adjustment, Adjustment Account pilih ke account HPP(COGS), Value Adjustment dicentang, lalu pilih item-item yang di retur, isi New Qty dengan CurrentQty+Qty yang diretur, isi New Value dengan CurrentValue+ValueTotal yang di retur . Lalu Save&Close.

User”Internal Accurate” di Audit Report

Jika di report Audit (Report – Audit – Audit Trial ) ada ditemukan jejak audit dengan user name Internal Accurate, ini adalah pengupdate-an yang dilakukan ACCURATE atas transaksi tersebut.

Kondisi transaksi bisa di update oleh ACCURATE dikarenakan ada perubahan cost sehingga transaksi-transaksi tertentu harus di update Cost Out berikut jurnal nya. Contoh yang membuat ACCURATE mengupdate Cost :

1. Adanya pengeditan Harga Beli barang di transaksi Faktur Pembelian atau transaksi apapun yang sifatnya menambah. Otomatis ACCURATE akan mengupdate cost keluar sesuai urutan cost dengan metode yang digunakan FIFO atau Average. Jadi seperti transaksi Sales Invoice, DO, Job Costing dll yang akan diupdate dengan user “Internal Accurate” akibat dari perubahan cost masuk tsb.
2. Qty Item Minus. Jika kita keluarkan barang dimana stok barang tidak mencukupi, maka Cost atas keluarnya barang tersebut sementara adalah 0(jika menggunakan metode FIFO) atau ditampilkan dengan cost rata-rata terakhir(jika menggunakan metode Average). Bila kemudian kita input transaksi Pembeliannya, transaksi keluarnya barang tsb akan di update cost out nya.
3. Retur Penjualan atau Retur Pembelian . Disarankan jika tidak mau ada perubahan cost di periode2 yang lalu, saat input transaksi Retur pilih Invoice No. NONE/Nihil, baru kemudian pilih item yang akan di retur dari field Item No.

Job Costing Outstanding Setelah Cutoff

Proses Cutoff dari menu File – Cutoff Company tidak membawa masing-masing Job Costing Outstanding ke data hasil Cutoff. Yang dibawa ke data hasil cutoff berupa saldo Account WIP(Barang Dalam Proses) di Neraca, total dari semua Job Costing yang masih belum selesai proses(Outstanding) .

Yang harus dilakukan untuk melakukan Finishing dari masing-masing JC adalah :

1. Activities – Inventory – Inventory Adjustment
2. Adjustment Account pilih ke account Work In Process(Barang dalam Proses)
3. Centang Value Adjusment
4. Pilih Item Barang Jadi hasil dari proses Finishing dari satu Job Costing, dan isi New Qty sejumlah (CurrentQyt + Qty hasil Finising JC), isi New Value dengan (Current Value + Total Cost satu JC). Total Cost satu JC dilihat dari Total Cost satu JC di data sebelum Cutoff .
5. Save&Close

Cara Lain atau jika kita masih mau ada penambahan bahan baku dan biaya di Outstanding JC tsb, yang kita lakukan di data setelah Cutoff :

1. Activities – Job Costing , kita buat JC baru.
2. Job Cost Account pilih account WIP
3. Expense Account pilih account WIP juga dan isi jumlah rupiah sebesar saldo awal dr JC tersebut sesuai didata sebelum Cutoff.
4. Jika diperlukan ada penambahan bahan baku dan item silakan ditambahkan seperti biasa di Tab Item dan Expense.
5. Untuk Finishing edit Job costing tersebut lalu klik button Finishing.

Bagaimana mengecek Selisih Kurs yang Terlalu Besar/Terlalu Kecil

Berikut langkah-langkah untuk mengecek saldo account Realize maupun Unrealize Gain/Loss yang dilihat terlalu besar atau terlalu kecil dari biasanya :

Langkah 1

Cari transaksi mana yang menyebabkan/yang berkontribusi besar sehingga saldonya terlalu besar atau terlalu kecil. Cara mengeceknya dari List | Chart of Account, klik kanan di baris akun Realize atau Unrealize Gain/Loss pilih menu History maka akan muncul tampilan Account History. Range Filter by Date dari tanggal awal sd/ akhir bulan yang mengalami Selisih kurs yang tidak wajar.

Jika akun Unrelize, bisa dipastikan itu dari transaksi Period End. Jika dari akun Realize kemungkinannya selain dari transaksi Period End bisa dari transaksi Vendor Payment atau Customer Receipt.

Langkah 2

Jika yang menjadi penyebab saldo jadi besar adalah dari transaksi Customer Received atau Vendor Payment, cek Rate transaksi tersebut, apakah sudah benar? dari tampilan Account History tersebut, kita tinggal double klik di baris transaksi yang dimaksud lalu cek Rate transaksi tersebut. Untuk Customer atau Vendor mata uang asing, dibayar dengan Cash/Bank mata uang apapun, seharusnya Rate diisi sesuai dengan Rate mata uang asing . Jika rate diisi 1 ganti sesuai dengan rate seharusnya.

Bila Rate sudah benar cek Rate transaksi SalesInvoice² atau PurchaseInvoice² yang dilunasi di Vendor Payment atau Customer Receipt tsb. Catat dulu No fakur yang dilunasi lalu untuk Purchase Invoice cari dari List | Purchase | Purchase Invoice, untuk Sales Invoice dari List | Sales | Sales Invoice . Setelah Sales atau Purchase Invoice Rate-nya diperbaiki, Edit Customer Received atau Vendor Payment tersebut, lalu ketik ulang tanggal transaksinya kemudian klik Save&Close agar tersave dan terjurnal ulang.

Langkah 3

Jika transaksi yang menjadi penyebab saldo jadi besar adalah dari transaksi Period End, kita ke List | General Ledger | Journal Voucher, type transaksi centang yang “Period End” saja lalu Filter by date range per periode yang dimaksud atau uncheck Filter by Date tersebut. Doubleklik Period End Periode yang dimaksud, lalu cek pasangan jurnal dari akun mata uang asing mana yang menyebabkan jurnal akun Realize atau Unrelize nya menjadi besar?.

Langkah 4

Setelah diketahui Account Mata Uang Asing mana yang menyebabkan selisih kurs besar, kita cek penginputan transaksi-transaksi account tersebut dari Report | General Ledger | General Ledger Detail, klik Modify | Customize, centang Rate, Debit Prime dan Credit Prime . Uncheck Description agar ketiga tambahan kolom yang kita centang cukup ditampilkan lalu klik Ok.

Ditampilan preview report General Ledger Detail tersebut, cek di kolom Rate, pastikan sesuai dengan rate mata uang account bersangkutan, Rate tidak boleh 1. Jika ada rate yang salah perbaiki lalu lakukan Period End ulang .

Catatan : Jika sudah mengikuti langkah-langkah diatas tidak ada transaksi yang rate nya salah diperiode tersebut, coba lakukan Period End ulang untuk periode sebelumnya, apakah hasil Period End tersebut account Realize atau Unrelize nya menjadi tidak wajar? jika iya berarti ada perubahan rate dari transaksi periode sebelumnya , lakukan pengecekan seperti diatas hanya saja range tanggal dimundurkan ke bulan² sebelumnya, perbaiki lalu Period End ulang dari mulai bulan yang rate-nya salah sd sekarang.

Cara Registrasi ACCURATE

1. Isi dengan lengkap Registration Card dan atau Extra License Form jika ada penambahan license selain pembelian Box. Registration Card ada didalam Box ACCURATE yang Anda beli.
2. Dipengisian Registration Card atau Extra License akan diminta informasi Personal Code Komputer yang akan di registrasi, bisa di cek dikomputer yang akan mengoperasikan ACCURATE yang akan diregistrasi dan sudah diinstall ACCURATE, dengan cara jalankan ACCURATE di komputer tersebut, pilih Close(Keluar) ditampilan Welcome to Accurate, lalu ke menu Help | Register | Register Prepparation, disini akan ditampilkan Personal Code Computer tersebut.
3. Kirim Registration Card dan atau Extra License yang sudah diisi lengkap berikut Faktur Pembelian ACCURATE melalui Fax 021-56944622 atau email ke support@cpssoft.com.
4. Anda akan menerima melalui email atau fax Serial Number atas Personal Code komputer yang akan diregistrasi.
5. Masukkan Serial Number sesuai besar kecil nya sampai tanda sama dengan dua kali dari menu Help | Register | Register ACCURATE, dibagian Enter Serial Number, lalu klik Register. Maka komputer tersebut sudah teregistrasi.

Daftar Akun dari Basic Setup

Tahukah Anda jika di Quick Setup kita pilih Basic Setup lalu klik Next, otomatis ACCURATE akan membuatkan Daftar Akun? Daftar akun yang dibuat ACCURATE mengambil/mengimport dari C:\Program Files\ cpssoft\accurate3\data excel\coaquzy.csv atau kemana program ACCURATE diinstall di folder Data Excel, file ini dapat dibuka dengan aplikasi Excel.

Jika kita lihat daftar akun tersebut bisa kita pakai pada saat akan membuat database baru, silakan pilih Basic Setup lalu Next, setelah itu keluar dari Quick Setup dan pilih Yes untuk konfirmasi save perubahan terakhir. Untuk daftar lainnya seperti Items, Customer dll, jika mau import juga kita harus gunakan Advance Setup, jadi silakan masuk ke Quick setup kembali dan pilih Advance Setup untuk bisa import.

WIP Actual, WIP Standard & WIP Inventory

WIP ACTUAL
Akun ini dipakai pada saat kita membuat Transaksi “Material Release” untuk proses pengeluaran Bahan Baku dari WOE atau dari Material Adjustment. ACCURATE akan menjurnal,
(Dr) WIP Actual xxxx
(Cr) Inventory BahanBaku/BahanPenolong xxxx
Sebesar Cost Out dari Qty yang kita kelurkan untuk produksi, sesuai urutan FIFO/Average sesuai metode yang kita gunakan.

WIP STANDARD
Akun ini digunakan di transaksi “Material Result”. Pada saat kita Finishing satu Product, entah dari WOE atau dari Other Finishing(Product jadi lain selain Product jadi Utama) atau dari Reversal WOE(Pengembalian Bahan Baku dari Lantai Produksi ke Gudang). Jurnal yang terbentuk adalah,
(Dr) Inventory Finish Goods/Other Inv/BB xxxx
(Cr) WIP Standard xxxx

Catatan : Pada proses Period End, jika ada selisih antara akun WIP Actual dan WIP Standard akan dialokasikan ke Variance Production Account.

WIP INVENTORY
Akun ini saldonya di peroleh setelah proses Period End(Activities | Period End), jika ada kondisi sbb:
- Ada WOE yang sudah dibuat Material Release-nya(pengeluaran bahan bakunya) sedang WOE tsb belum di Result(Finishing) sampai dengan akhir bulan yang kita Period End. Jadi masih ada barang dalam proses, sebesar Qty bahan baku/penolong yang dikeluarkan dari Material Release dengan cost sesuai Standard Cost WO-nya.
- Ada Over Release, Pengeluaran Barang dari Material Release lebih dari Material Detail WOE. Ini akan masuk ke WIP Inventory kondisi Plus. Untuk mengenol kan nya, kita kembalikan lagi ke gudang kelebihan pengambilan barang tersebut melalui Proses Reversal WOE dari form Material Result.
Atau jika memang kelebihan pengambilan barang tersebut memang disengaja untuk proses produksi(kita memang perlu lebih banyak bahan baku dari formula produksi yg sudah ada), silakan Close WOE tsb, dan lalukan Period End ulang. Nantinya di proses Period End tersebut, pengambilan lebih bahan baku tsb akan dialokasikan ke Variance Production account.
- WOE sudah di Result tapi belum ada Material Release-nya. Kondisi Normal Produksi, seharusnya prosesnya pengambilan bahan baku terlebih dahulu baru kemudian ada terjadi Finishing Production, tapi jika mungkin kita salah input tanggal atau input Release nya belakangan, di bulan ini kita sudah Result, tapi tanggal Material Releasenya di bulan depannya, maka jika kita Period End bulan ini, akan muncul saldo di akun WIP Inventory minus sebesar Material Detail atas WOE yang sudah di result sesuai dengan Standard Cost di WO-nya. Jika tidak ingin ada saldo WIP minus ini, silakan ganti tanggal Material Release atau tanggal Material Resultnya, baru kemudian lakukan Period End ulang.
- Ada dilakukan Cancel Production(Ada di Cancel sebagian atau semua Qty Barang Jadi atas satu WOE), sedang kita sudah keluarkan semua Material Detail yang diperlukan atas WOE tsb dari Material Release. Ini akan masuk ke WIP pada saat kita Period End dengan nilai plus, jadi seakan-akan barang masih dalam proses karena stok dianggap masih di lantai Produksi. Cara mengembalikannya kita buat Reversal WOE dari form Material Result, dibulan bersangkutan lalu Period End ulang, atau dibulan berjalan sehingga jika dibulan itu kita Period End tidak lagi masuk ke WIP Inventory.
Atau cara lain, jika memang bahan baku sudah tidak mungkin di kembalikan lagi ke gudang, kita Close WOE tsb maka ACCURATE akan alokasikan pengambilan bahan baku atas WOE yg di cancel tersebut ke Variance Production Account diakhir bulan setelah Period End.

Penyesuaian Persediaan VALUE saja TANPA merubah Qty

Baik metode FIFO maupun AVERAGE, jika akan melakukan penyesuaian Value suatu item barang persediaan tanpa Adjustment Qty, lakukan dengan cara sbb:

Contoh saat ini Item A Qty 10 Total Cost 1.000.000, kemudian kita mau menilai kembali menjadi Qty 10 namun Total Cost adalah 1.200.000,

1. Activities | Inventory | Inventory Adjustment, di New Form Adjustment tersebut, isi Adjustment Account pilih ke akun kemana akan dialokasikan penyesuaian nilai tersebut(Akun yang di pilih di sini adalah lawan dari akun Persediaan kita). Tidak perlu centang Value Adjustment, baru kemudian pilih Item yang dimaksud, di kolom Current Qty akan di tampilkan Qty saat ini, kolom New Value kita isi 0 . Lalu Save And Close.

2. Activities | Inventory | Inventory Adjustment, di New Form Adjustment tersebut, isi Adjustment Account pilih ke akun yang sama dengan Adjustment Account diatas, kemudian kali ini option Value Adjustment kita centang . Pilih Item tadi, New Qty isi kembali sejumlah Qty sebelumnya, dengan contoh diatas isi Qty 10, lalu New Value isi dengan Total Cost seharusnya, dengan contoh diatas isi dengan 1.200.000.